Functie

Ondersteunend

Beschrijving

Samen met de KU Leuven, imec en UHasselt vormt VITO EnergyVille (http://www.energyville.be/). EnergyVille wil als leidend Europees expertisecentrum de drijvende kracht zijn voor de overgang naar een duurzame energievoorziening voor grote stedelijke omgevingen. Onze onderzoekers leveren expertise aan industrie en overheden op het vlak van intelligente energiesystemen in de stedelijke omgeving - zoals smart grids en geavanceerde warmtenetten.
Momenteel zijn we op zoek naar een enthousiaste en ondernemende administratieve kracht op commercieel vlak (administratief verantwoordelijke projectwerving) en op gebied van project management.
 
Voornaamste taken:
Administratieve coördinatie projectwerving

  • Je bent verantwoordelijk voor de administratieve coördinatie van projectwerving, dit omvat zowel offertes voor industrie en (Europese) overheden als onderzoeksvoorstellen / subsidieaanvragen. Dit steeds in samenwerking met onze commercieel verantwoordelijken en project managers.
  • Je voornaamste taken liggen op het pro-actief screenen van tenderdocumenten en onderzoekscalls op administratieve vereisten,  zelfstandig alle documenten verzamelen van partners en subcontractors, voorbereiden templates en vormvereisten bewaken. 
  • Je bent verbindingspersoon met VITO Contract Office ten einde offertes en onderzoeksvoorstellen/subsidieaanvragen conform procedures in te dienen. Je vraagt ook de gunningsverslagen op bij de klant en verwerkt de aanwezige informatie in een rapport voor bespreking op commerciële vergadering.
  • Je houdt het CRM en ERP systeem up-to-date (contactbeheer, documentbeheer, administratieve flow, budgetten).
  • Je staat in voor de verslaggeving van onze commerciële vergaderingen en de opmaak van de maandelijkse commerciële rapportering.
  • Je bewaart het overzicht bewaren van alle lopende offertetrajecten, je zorgt voor de maandelijkse rapportering van de commerciële cijfers, je voert kwaliteitscontroles uit op deofferte databank in ons ERP systeem.  

Administratieve ondersteuning projectuitvoering

Je staat in voor het reactief en pro-actief ontzorgen van de onderzoekers en het management door de niet-inhoudelijke omkadering van projecten te verzorgen.

  • Je focus ligt daarbij op complexe projecten, cf. met meerdere partners, met een complexe financieringsstructuur, nieuwe opdrachtgevers, internationale context,… Meer specifiek sta je in voor:
    • Opmaak van rapporteringsformats (budgettair, administratief) op maat van project en de coördinatie van de rapportering.
    • Het invoeren, kwaliteitscontrole en aanpassen van budgetten in VITO’s ERP-systeem
    • Juridische aspecten m.b.t. contracten, subcontractors, consortium agreements, NDA’s, etc.

Je rapporteert aan de unit manager en hebt dagdagelijkse afstemming met de projectenmanagers en business developers binnen de unit. Tevens ben je in nauw overleg met de VITO centrale ondersteunende diensten (contractadministratie, research office, etc.).

Meer info: https://vito.be/nl/jobs/feedjobs-32140-nl

Profiel

  • Je hebt een bachelordiploma en hebt bij voorkeur ervaring in een administratieve en/of commerciële functie in een projectomgeving.
  • Ervaring met publieke aanbestedingen is een plus.
  • Je hebt ervaring met ERP en CRM systemen .
  • Je bent zeer stressbestendig en weet rust te brengen in stressvolle situaties.
  • Nauwkeurigheid, ondernemerschap en resultaatsgerichtheid zijn eigenschappen die jou goed omschrijven.
  • Je bent een flexibele teamspeler die ook zelfstandig opdrachten tot een goed einde weet te brengen.
  • Je hebt een zeer goede kennis van het MS Office-pakket.
  • Je bent communicatief en spreekt en schrijft vloeiend Nederlands en Engels. Kennis van bijkomende talen is een plus.

Locatie

Genk