Energyville begon in 2009 als een samenwerking tussen ELECTA (de onderzoeksgroep “Electrical Energy Systems and Applications” binnen de Katholieke Universiteit Leuven) en de Vlaamse Instelling voor Technologisch Onderzoek (hierna “VITO” genoemd).

Later vervoegden ook andere onderzoeksgroepen van de KU Leuven Energyville en in 2016 traden ook Interuniversitair Micro-Electronica Centrum (hierna “IMEC” genoemd) en Universiteit Hasselt toe. Sinds 2018 werken VITO, Katholieke Universiteit Leuven (KU Leuven), IMEC en Universiteit Hasselt als EnergyVille-Onderzoeksinstellingen structureel samen op basis van een samenwerkingsovereenkomst (hierna “Samenwerking EnergyVille).

Ter versterking van deze structurele samenwerking, hebben de EnergyVille-Onderzoeksinstellingen bij beslissing van 21 oktober 2020 de stichting van openbaar nut EnergyVille opgericht, dewelke door de Vlaamse Regering erkend werd bij Koninklijk Besluit van 17 december 2020 (hierna “Stichting EnergyVille” genoemd). De principes van de wijze van samenwerking tussen de EnergyVille-Onderzoeksinstellingen blijven ook na de oprichting van Stichting EnergyVille gelden.

Voor de doeleinden van dit charter worden onder de noemer “EnergyVille” dan ook zowel de Samenwerking EnergyVille als de Stichting EnergyVille begrepen. EnergyVille hecht veel belang aan de principes van ‘good governance’ en is er van overtuigd dat deze principes haar verdere ontplooiing ten goede komen. De governance-structuren van de Samenwerking EnergyVille en van de Stichting EnergyVille zijn op elkaar afgestemd en met elkaar verbonden. EnergyVille streeft naar een doordachte en professionele organisatiestructuur, met een duidelijke afbakening van de bevoegdheden en verantwoordelijkheden en met evenwichtige processen van verantwoording en controle. Daarom wil EnergyVille dit charter, dat opgevat wordt als een handleiding voor evenwichtige en transparante beslissings- en vertegenwoordigingsprocedures, toegankelijk maken voor alle stakeholders. EnergyVille engageert zich er toe om haar ‘good governance’ principes voortdurend te blijven toetsen aan nieuwe ontwikkelingen en de (evoluerende) noden van de stakeholders en het maatschappelijk belang en om dit charter in die zin verder te blijven ontwikkelen en aanpassen waar nodig.

Ontstaan als een Vlaams initiatief hecht EnergyVille tijdens elke fase van haar groei een groot belang aan een permanente en duurzame Vlaamse verankering.

Missie en visie EnergyVille

EnergyVille volgt de institutionele langetermijnstrategie zoals voorzien in het vigerende EnergyVille Strategisch Plan welke een bijlage vormt bij de 5-jaarlijkse convenanten die EnergyVille afsluit met de Vlaamse Regering, hetgeen ook mede het referentiekader vormt voor dit Good Governance Charter. EnergyVille is een onderzoekssamenwerking gebouwd op toponderzoek dat het traject naar een markt-gebaseerd en duurzaam energiesysteem voor stedelijke gebieden uittekent. Alle activiteiten van EnergyVille vertrekken vanuit dezelfde basismissie en beogen door fundamenteel, toegepast en industrie-gedreven onderzoek, zowel theoretisch als experimenteel, de gemeenschap nieuwe oplossingen te bieden op het vlak van duurzame energie en energiesystemen. EnergyVille ontwikkelt generische technologieën en methodologieën die uitmonden in nieuwe producten en diensten, stimuleert de ontwikkeling van human capital en geeft wetenschappelijk gebaseerde beleidsondersteuning van lokaal naar globaal niveau. Hiermee beoogt ze de evolutie naar een duurzaam energiesysteem in Vlaanderen, België, Europa en internationaal te bewerkstelligen en te versnellen. Met het oog op de vervulling van haar missie wordt EnergyVille gedreven door de ambitie om een internationaal onderzoekscentrum van uitmuntendheid te zijn en te blijven en bij te dragen tot de versterking van het industrieel weefsel in Vlaanderen. Voor alle activiteiten van EnergyVille blijft de valorisatie van het wetenschappelijk onderzoek steeds de achterliggende doelstelling en de bevordering van innovatie op het vlak van duurzame energie en energiesystemen een streefdoel. EnergyVille kan haar missie en ambitie enkel realiseren door de kracht van haar wetenschappers en technologen. Om dit optimaal tot zijn recht te laten komen, brengt EnergyVille haar activiteiten onder in zogenaamde onderzoekslijnen. Deze onderzoekslijnen worden in het Strategisch Plan dat onderdeel vormt van het vigerende Convenant met de Vlaamse Overheid telkens opnieuw bepaald.

Algemene uitgangspunten voor Good Governance

EnergyVille streeft naar een duidelijke governance-structuur. EnergyVille respecteert op elk moment de volgende principes van good governance:

  1. De stuurgroepen van Samenwerking EnergyVille evenals de bestuursorganen van Stichting EnergyVille beschikken over de nodige autonomie, competenties en 4/6 objectiviteit om hun verantwoordelijkheden voor de strategische sturing en controle van het uitvoerend management te kunnen uitvoeren;
  2. De stuurgroepen van Samenwerking EnergyVille evenals de bestuursorganen van Stichting EnergyVille zijn samengesteld met de nodige aandacht voor diversiteit en complementariteit en voldoen hierbij minstens aan de geldende regelgeving;
  3. De stuurgroepen van Samenwerking EnergyVille evenals de bestuursorganen van Stichting EnergyVille kwijten zich op een doeltreffende en efficiënte manier van hun taken en leveren zodoende een waardevolle bijdrage aan de realisatie van de doelstellingen van EnergyVille;
  4. Zowel Samenwerking EnergyVille als Stichting EnergyVille beschikken over een professioneel en geresponsabiliseerd uitvoerend management dat belast is met operationele leiding;
  5. Samenwerking EnergyVille en Stichting EnergyVille waarborgen een passende openbaarmaking van de principes van deugdelijk bestuur.

Toepassing van Good Governance op EnergyVille

Voor het faciliteren van de samenwerking en voor het toepassen van Good Governance, zijn de governance-structuren van de Samenwerking EnergyVille en van Stichting EnergyVille op elkaar afgestemd en met elkaar verbonden. Zo is de Strategische Stuurgroep binnen de Samenwerking EnergyVille uit dezelfde leden samengesteld als het bestuursorgaan van de Stichting EnergyVille en bekleedt de Voorzitter Operationele Stuurgroep binnen de Samenwerking EnergyVille eveneens het mandaat van General Manager binnen de Stichting EnergyVille. Volgende organisatiestructuur is daarom in het leven geroepen:

  1. Governance-structuur binnen de Samenwerking EnergyVille

    1.1. Strategische Stuurgroep (STS) De Strategische Stuurgroep is het hoogste orgaan van de Samenwerking EnergyVille en bestaat uit acht leden. De samenstelling van de Strategische Stuurgroep is identiek aan de samenstelling van het bestuursorgaan van Stichting EnergyVille, zijnde telkens twee vertegenwoordigers van elke EnergyVille-Onderzoeksinstelling. De Strategische Stuurgroep benoemt de General Manager van de Stichting EnergyVille tot Voorzitter Operationele Stuurgroep, die op haar beurt tijdens elke vergadering van de Strategische Stuurgroep rapporteert over het gevoerde beleid en de ondernomen acties (zie infra). De Strategische Stuurgroep geeft leiding aan de Samenwerking EnergyVille en bepaalt de beleidslijnen ervan.

    1.2. Operationele Stuurgroep (OPS) De General Manager van Stichting EnergyVille zit in de hoedanigheid van Voorzitter Operationele Stuurgroep de Operationele Stuurgroep voor. De Operationele Stuurgroep bestaat uit negen leden, zijnde enerzijds de General Manager in zijn hoedanigheid van Voorzitter Operationele Stuurgroep en anderzijds twee vertegenwoordigers per EnergyVille-Onderzoeksinstelling. De Operationele Stuurgroep functioneert ook als dagelijks bestuur/ directie van de Stichting EnergyVille. De Voorzitter Operationele Stuurgroep is verantwoordelijk voor het toezicht op de dagelijkse samenwerking. De Operationele Stuurgroep geeft dagelijkse leiding aan de Samenwerking EnergyVille. Haar taken zijn onder andere de bespreking van de gezamenlijke opportuniteiten, resultaten en bijdragen gezamenlijke projecten, opstelling jaarverslag inclusief gevoerd beleid en ondernomen acties ter voorlegging aan de Strategische Stuurgroep, en de opstelling van de onderzoeksprogrammering en jaarlijks werkplan binnen het domein van de Samenwerking EnergyVille ter voorlegging aan de Strategische Stuurgroep.

    1.3. Adviesraden Binnen de Samenwerking EnergyVille zijn verschillende adviesraden ingericht met een adviserende rol binnen een bepaald domein, met name: - de Wetenschappelijke adviesraad die als doel heeft te adviseren over de status en kwaliteit van het meer fundamentele onderzoek. Dit advies kan worden gezien als een ‘peer review’ proces. - de overige adviesraad of adviesraden. Deze raad of raden bestaan bijvoorbeeld uit vertegenwoordigers uit de industrie, overheid, burgerlijke organisaties danwel financiële instellingen. Dit advies kan worden gezien als een ‘stakeholder review’ proces. De adviezen van deze raden dienen zoveel mogelijk op strategisch niveau geformuleerd te worden en zullen derhalve teruggekoppeld worden aan de Strategische Stuurgroep / het bestuursorgaan.
     
  2. Governance-structuur binnen de Stichting EnergyVille

    2.1. Bestuursorgaan De Stichting EnergyVille wordt bestuurd door een bestuursorgaan, dat op identieke wijze is samengesteld als de Strategische Stuurgroep (zie supra). Het bestuursorgaan heeft de meest uitgebreide bevoegdheden om alle handelingen van bestuur en beschikking te stellen die nodig of dienstig zijn tot de verwezenlijking van het belangeloos doel en het voorwerp van de Stichting Energyville. Het bestuursorgaan van de Stichting EnergyVille zal interageren met de Operationele Stuurgroep van de Samenwerking EnergyVille betreffende de inzet van de aan de Stichting EnergyVille toegekende middelen.

    2.2. General Manager Het bestuursorgaan delegeert het dagelijks bestuur van de stichting aan een persoon, de General Manager. De General Manager is belast met het dagelijks bestuur van de Stichting EnergyVille en vertegenwoordigt deze laatste in en buiten rechte binnen de grenzen van het dagelijks bestuur, d.i. binnen de grenzen en in uitvoering van de door het bestuursorgaan goedgekeurde begroting van de stichtingsmiddelen. De General Manager van de Stichting EnergyVille is dezelfde persoon als de Voorzitter Operationele Stuurgroep van de Samenwerking EnergyVille. De General Manager wordt via zijn mandaat als Voorzitter Operationele Stuurgroep geacht met de Operationele Stuurgroep te interageren zodanig dat de inzet van de middelen verworven door de Stichting EnergyVille in overeenstemming is met de voorwaarden van de subsidiërende instantie. Daarnaast kan de General Manager in interactie met de Operationele Stuurgroep sturend optreden met betrekking tot het algemene beleid van de Samenwerking EnergyVille.

Relevante documenten m.b.t. de governance structuur

De governance-structuur van de Stichting EnergyVille wordt in de eerste plaats bepaald conform Boek 11 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen en wordt verder (praktisch) uitgewerkt in de gecoördineerde statuten, zoals gepubliceerd in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad. De praktische modaliteiten voor de organisatie en bevoegdheden van het bestuursorgaan en van de General Manager van de Stichting EnergyVille worden verder bepaald door een Reglement van Inwendige Orde. De governance-structuur van de Samenwerking EnergyVille wordt in de eerste plaats bepaald conform de samenwerkingsovereenkomst EnergyVille (in werking getreden op 15 januari 2018 met Erratum d.d. 31-01-2018). De praktische modaliteiten voor de organisatie en bevoegdheden van de Operationele stuurgroep worden verder bepaald door een Intern Reglement Operationele Stuurgroep. Energyville heeft op 22 juli 2022 een eerste Convenant met het Vlaams Gewest ondertekend, dat een aantal bepalingen omtrent de governance structuur van EnergyVille bevat.

EnergyVille maakt dit Good Governance Charter onder meer op haar website (www.energyville.be) bekend en verbindt zich ertoe dat dit Charter verder zal worden geactualiseerd in functie van de relevante ontwikkelingen terzake